Convierte tu propuesta B2B para Japón en un documento de decisión que el cliente pueda compartir

Escribe para quien no asistió a la reunión

Tu interlocutor puede entender bien la propuesta y, aun así, necesitar material para explicarla dentro de su empresa. Si se limita a reenviar la presentación, sus colegas tendrán que reconstruir el problema, distinguir las capacidades demostradas de las actuaciones propuestas e identificar qué se les pide aprobar.

Para una empresa tecnológica B2B internacional que desarrolla oportunidades comerciales en Japón, un breve documento de decisión puede ser una herramienta de trabajo útil. Debe permitir que alguien que no asistió a la reunión entienda cuál es la siguiente decisión y examine las pruebas que la sustentan.

Los siete apartados siguientes son una propuesta de estructura práctica, no una descripción del proceso de compra de todas las empresas japonesas. Pregunta a tu interlocutor qué formato, idioma y proceso de revisión internos se aplican. Si ya existe una plantilla obligatoria, incorpora estos apartados a ella. Pide a tu interlocutor que revise y corrija el contenido antes de distribuirlo más ampliamente. No presentes un documento redactado por el proveedor como si reflejara un acuerdo interno del cliente.

Siete apartados para un documento de decisión de una página

Siempre que sea posible, reúne los puntos principales en una página fácil de leer y añade enlaces a la documentación complementaria. La brevedad no debe ocultar condiciones importantes.

1 La decisión que se solicita ahora

Indica la acción concreta que se solicita: aprobar una revisión técnica, asignar personal a una evaluación o considerar una compra. Explica qué autoriza esa decisión y qué queda fuera de ella. La conformidad para estudiar una posible evaluación no debe presentarse como una aprobación presupuestaria ni como un compromiso de implantación.

2 El problema y la forma actual de abordarlo

Describe el proceso de trabajo, quién tiene el problema y cómo se aborda actualmente. Incluye las pruebas aportadas por el cliente y sus limitaciones. Si no se han medido el tiempo dedicado o la frecuencia de los errores, indícalo. Explica qué problemas persistirían si se mantiene la situación actual, sin inventar urgencia ni rentabilidad económica.

3 Las opciones y el alcance propuesto

Incluye la forma actual de trabajar y alternativas viables, como mejorar una herramienta existente o limitar el proceso que se abordará. Explica por qué merece la pena considerar la opción propuesta y en qué aspectos resulta insuficiente. Indica los usuarios, sistemas y actividades incluidos, así como las exclusiones que podrían influir de manera importante en la decisión.

4 Las personas implicadas y sus responsabilidades

Confirma quién propone el siguiente paso, quién puede aprobarlo, quién se encargará de operar la solución y qué revisiones especializadas son necesarias. Registra las responsabilidades reales en lugar de deducirlas del cargo. Pregunta si deben participar los equipos de seguridad, compras, finanzas, asesoría jurídica u otros, y en qué momento. Un interlocutor dispuesto a colaborar no es necesariamente quien tiene autoridad sobre el presupuesto.

5 Las pruebas y los criterios de evaluación

Distingue los hechos observados, las capacidades documentadas y las hipótesis que necesitan comprobarse. Vincula cada afirmación importante con su fuente, la fecha de comprobación y la versión correspondiente del producto o documento. Conserva las condiciones que dependen de la configuración y las limitaciones conocidas. Si se va a realizar una evaluación, acuerda qué pruebas permitirán tomar la siguiente decisión, cómo se recopilarán y quién las valorará. Una demostración, por sí sola, no acredita el rendimiento en el entorno del cliente.

6 Los recursos, compromisos y restricciones

Detalla los costes propuestos, el tiempo del personal, la duración, el soporte y las tareas de implantación, tanto para el cliente como para el proveedor. Distingue las estimaciones y propuestas de las condiciones ya acordadas. Especifica los datos y permisos de acceso autorizados e identifica las condiciones operativas o contractuales pendientes. Remite las cuestiones especializadas a las personas adecuadas para revisarlas. El documento no constituye por sí mismo una aprobación jurídica ni de cumplimiento normativo.

7 Las cuestiones pendientes y la siguiente revisión

Para cada cuestión que impida tomar una decisión, indica la persona responsable, las pruebas necesarias y la fecha de revisión acordada. Si alguno de estos elementos no está confirmado, hazlo visible. Explica qué se decidirá en la siguiente revisión: avanzar dentro de un alcance definido, modificar la propuesta o detenerse. No sustituyas una decisión con un responsable identificado por una simple invitación a otra demostración.

Un ejemplo ficticio

El siguiente caso se ha inventado para ilustrar el formato. No corresponde a ningún cliente real, no demuestra resultados de ningún producto ni describe un encargo realizado por Olkana. Su alcance y sus plazos son ejemplos, no valores de referencia.

1. Decisión: Permitir que la persona responsable del proceso de trabajo y quien realiza la revisión de TI definan el alcance de una posible evaluación de una herramienta de búsqueda de documentos internos. No se autoriza el acceso al entorno de producción ni la compra.
2. Problema: La persona responsable del proceso indica que resulta difícil encontrar los procedimientos vigentes. No se han medido el tiempo de búsqueda ni las tasas de error.
3. Opciones: Mejorar el repositorio existente o evaluar una herramienta de búsqueda independiente. El alcance propuesto se limita a documentos de muestra cuyo uso está autorizado para un equipo. Queda excluida la integración con el entorno de producción.
4. Personas: La persona responsable del proceso prepara la propuesta de alcance y quien realiza la revisión de TI comprueba los requisitos técnicos. Quedan por confirmar la persona con autoridad para aprobar y las demás personas que deban revisar la propuesta.
5. Pruebas: En la demostración se utilizaron documentos sintéticos. No se han comprobado la pertinencia de los resultados con los documentos del cliente, la gestión de los permisos de acceso ni los valores de referencia del proceso actual. Los criterios de evaluación deben acordarse antes de realizar las pruebas.
6. Recursos y compromisos: Se propone una evaluación de dos semanas. No se han acordado los costes, la dedicación del personal, los datos autorizados ni la cobertura del soporte. No se transfieren datos mientras se estudia el alcance.
7. Siguiente revisión: La persona responsable del proceso propone revisar el alcance la semana siguiente. Antes de decidir si puede comenzar la evaluación, deben confirmarse quién la aprueba, la fecha y las pruebas que faltan.

Este documento respalda una decisión limitada a estudiar el alcance. Para decidir si se realiza una evaluación o una compra, harían falta más pruebas y un acuerdo sobre los recursos, compromisos y condiciones.

Mantén la fiabilidad del documento mientras circula

Indica quién es responsable del documento, la fecha de la última actualización y el número de versión. Acuerda dónde se conserva la versión vigente y enlaza la documentación utilizada para verificar datos del producto, indicando sus versiones y fechas. Si cambia una afirmación, actualiza también el resumen e informa a tu interlocutor de qué decisión podría verse afectada. No dejes una afirmación categórica en el texto principal mientras corriges únicamente el anexo.

En las versiones japonesa e inglesa, conserva el mismo alcance, las mismas limitaciones y precios y el mismo estado de las cuestiones pendientes. Distingue en ambos idiomas entre «disponible con la configuración adecuada», «previsto» y «aún no verificado». Acuerda qué versión prevalece si hay diferencias entre los textos y pide a la persona adecuada que revise las expresiones que puedan influir en la decisión.

Antes de enviarlo, pregunta a tu interlocutor: «¿Podría alguien que no asistió a nuestra reunión entender qué hay que decidir, qué pruebas lo sustentan y qué sigue pendiente?». Incorpora sus correcciones. El resultado puede ser una evaluación más acotada o la decisión de dejar la propuesta en pausa. El objetivo es que los compromisos y recursos que exige la siguiente decisión sean comprensibles y proporcionados a las pruebas disponibles.

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Referencia complementaria para evaluar IA

NIST AI RMF 1.0 (2023): uso previsto y contexto (MAP 1.1), responsabilidades (GOVERN 2.1) y evaluación en condiciones similares a las de despliegue (MEASURE 2.3).

Los siete apartados de este artículo son una propuesta propia, no un formato prescrito por NIST. No acreditan certificación ni cumplimiento legal. El ejemplo ficticio no refleja el rendimiento real de una herramienta de IA.