Aus einem B2B-Angebot für Japan wird eine intern nutzbare Entscheidungsvorlage

Schreiben Sie für Personen, die nicht am Gespräch teilgenommen haben

Ihre Ansprechperson versteht Ihr Angebot möglicherweise gut, braucht aber noch geeignete Unterlagen, um es intern zu erläutern. Wird eine Präsentation einfach weitergeleitet, müssen sich die Empfänger selbst erschließen, welches Problem gelöst werden soll, welche Funktionen bereits nachgewiesen sind, welche Arbeiten lediglich vorgeschlagen werden und was sie freigeben sollen.

Für internationale B2B-Technologieunternehmen, die Geschäftsmöglichkeiten in Japan entwickeln, kann eine kurze Entscheidungsvorlage ein hilfreiches Arbeitsdokument sein. Auch Personen, die nicht am Gespräch teilgenommen haben, sollten damit die nächste Entscheidung verstehen und die zugrunde liegenden Belege prüfen können.

Die folgenden sieben Punkte sind ein Vorschlag für die praktische Arbeit. Sie beschreiben kein einheitliches Beschaffungsverfahren aller japanischen Unternehmen. Fragen Sie Ihre Ansprechperson, welches interne Format, welche Sprache und welcher Prüfprozess gelten. Gibt es bereits eine vorgeschriebene Vorlage, ordnen Sie die Punkte dort ein. Lassen Sie den Inhalt vor einer breiteren internen Weitergabe von Ihrer Ansprechperson prüfen und korrigieren. Eine vom Anbieter erstellte Vorlage darf nicht den Eindruck erwecken, sie gebe eine interne Einigung beim Kunden wieder.

Sieben Punkte für eine einseitige Entscheidungsvorlage

Fassen Sie die wichtigsten Informationen nach Möglichkeit auf einer gut lesbaren Seite zusammen und verlinken Sie ergänzende Unterlagen. Wichtige Bedingungen dürfen der Kürze nicht zum Opfer fallen.

1 Die jetzt anstehende Entscheidung

Benennen Sie die konkret gewünschte Handlung: eine technische Prüfung freigeben, Personal für eine Bewertung bereitstellen oder einen Kauf erwägen. Halten Sie fest, was diese Entscheidung erlaubt und was nicht. Die Zustimmung, eine mögliche Bewertung näher zu prüfen, ist weder eine Budgetfreigabe noch eine Zusage für den Produktiveinsatz und darf auch nicht so dargestellt werden.

2 Das Problem und das bisherige Vorgehen

Beschreiben Sie den Arbeitsablauf, die betroffenen Personen und den bisherigen Umgang mit dem Problem. Nennen Sie die vom Kunden gelieferten Belege und deren Grenzen. Wenn Zeitaufwand oder Fehlerhäufigkeit noch nicht gemessen wurden, schreiben Sie das ausdrücklich. Erläutern Sie, welche Probleme bei unverändertem Vorgehen bestehen bleiben, ohne Dringlichkeit oder finanziellen Nutzen zu erfinden.

3 Die Optionen und der vorgeschlagene Umfang

Berücksichtigen Sie das bisherige Vorgehen und realistische Alternativen, etwa die Verbesserung eines vorhandenen Werkzeugs oder die Beschränkung auf einen kleineren Teil des Arbeitsablaufs. Erklären Sie, warum die vorgeschlagene Option geprüft werden sollte und wo sie nicht ausreicht. Benennen Sie die einbezogenen Nutzer, Systeme und Tätigkeiten sowie ausgeschlossene Bereiche, die die Entscheidung wesentlich beeinflussen könnten.

4 Die Beteiligten und ihre Verantwortung

Klären Sie, wer den nächsten Schritt vorschlägt, wer ihn freigeben darf, wer die Lösung später betreibt und welche fachlichen Prüfungen erforderlich sind. Dokumentieren Sie tatsächliche Zuständigkeiten, statt sie aus Stellenbezeichnungen abzuleiten. Fragen Sie, ob und wann Sicherheit, Einkauf, Finanzen, Recht oder andere Fachbereiche einbezogen werden müssen. Eine hilfsbereite Ansprechperson ist nicht automatisch budgetverantwortlich.

5 Die Belege und Bewertungskriterien

Trennen Sie beobachtete Fakten, dokumentierte Funktionen und Annahmen, die noch geprüft werden müssen. Verknüpfen Sie jede wichtige Aussage mit ihrer Quelle, dem Prüfdatum und der jeweiligen Produkt- oder Dokumentversion. Halten Sie Konfigurationsabhängigkeiten und bekannte Einschränkungen fest. Vereinbaren Sie für eine Bewertung, welche Belege die nächste Entscheidung stützen sollen, wie sie erhoben werden und wer sie beurteilt. Eine Vorführung allein belegt nicht die Leistung in der Umgebung des Kunden.

6 Der Aufwand, die Verpflichtungen und die Einschränkungen

Stellen Sie die vorgeschlagenen Kosten, den Personalaufwand, die Dauer, den Support und die Implementierungsarbeiten auf Kunden- und Anbieterseite dar. Unterscheiden Sie Schätzungen und Angebote von bereits vereinbarten Bedingungen. Legen Sie offen, welche Daten und Zugriffsrechte verwendet werden dürfen und welche betrieblichen oder vertraglichen Fragen noch ungeklärt sind. Verweisen Sie fachliche Fragen an die zuständigen Prüfer. Die Entscheidungsvorlage selbst stellt keine Freigabe durch Recht oder Compliance dar.

7 Die offenen Fragen und der nächste Prüftermin

Benennen Sie für jede Frage, die eine Entscheidung verhindert, die verantwortliche Person, die benötigten Belege und den vereinbarten Prüftermin. Sind diese Angaben noch nicht bestätigt, muss das sichtbar bleiben. Halten Sie fest, was beim nächsten Termin entschieden wird: innerhalb eines festgelegten Umfangs fortfahren, den Vorschlag überarbeiten oder das Vorhaben stoppen. Eine Einladung zur nächsten Vorführung ersetzt keine Entscheidung mit klar benannter Verantwortung.

Ein fiktives Beispiel

Das folgende Szenario wurde erfunden, um das Format zu veranschaulichen. Es beschreibt weder einen tatsächlichen Kunden noch nachgewiesene Produktergebnisse oder ein Projekt von Olkana. Umfang und Zeitrahmen sind Beispiele, keine Richtwerte.

1. Entscheidung: Die für den Arbeitsablauf verantwortliche Person und die für die IT-Prüfung zuständige Person dürfen den Umfang einer möglichen Bewertung eines internen Dokumentensuchwerkzeugs klären. Weder ein Zugriff auf die Produktionsumgebung noch ein Kauf wird genehmigt.
2. Problem: Die für den Arbeitsablauf verantwortliche Person berichtet, dass aktuelle Verfahrensanweisungen schwer zu finden sind. Suchzeiten und Fehlerquoten wurden noch nicht gemessen.
3. Optionen: Die bestehende Dokumentenablage verbessern oder ein separates Suchwerkzeug bewerten. Der vorgeschlagene Umfang beschränkt sich auf Beispieldokumente, deren Nutzung für ein Team freigegeben ist. Eine Anbindung an die Produktionsumgebung ist ausgeschlossen.
4. Beteiligte: Die für den Arbeitsablauf verantwortliche Person entwirft den Umfang; die für die IT-Prüfung zuständige Person prüft die technischen Anforderungen. Wer die Freigabe erteilen darf und welche weiteren Prüfer benötigt werden, ist noch zu klären.
5. Belege: Bei einer Vorführung wurden synthetische Dokumente verwendet. Die Relevanz der Suchergebnisse für die Unterlagen des Kunden, der Umgang mit Zugriffsrechten und die Ausgangswerte des bisherigen Prozesses wurden noch nicht überprüft. Vor dem Test müssen die Bewertungskriterien vereinbart werden.
6. Aufwand und Verpflichtungen: Vorgeschlagen wird eine zweiwöchige Bewertung. Kosten, Personalaufwand, zulässige Daten und Supportumfang sind noch nicht vereinbart. Während der Klärung des Umfangs werden keine Daten übertragen.
7. Nächster Prüftermin: Die für den Arbeitsablauf verantwortliche Person schlägt für die folgende Woche einen Termin zur Prüfung des Umfangs vor. Bevor über den Beginn einer Bewertung entschieden wird, müssen die freigabeberechtigte Person, der Termin und die fehlenden Belege geklärt werden.

Diese Vorlage unterstützt lediglich die begrenzte Entscheidung, den Umfang näher zu prüfen. Eine Entscheidung über die Durchführung einer Bewertung oder einen Kauf erfordert zusätzliche Belege sowie eine Einigung über Aufwand, Verpflichtungen und Bedingungen.

Halten Sie die Vorlage auch bei interner Weitergabe verlässlich

Versehen Sie die Vorlage mit einer verantwortlichen Person, dem Datum der letzten Aktualisierung und einer Versionsnummer. Vereinbaren Sie einen Ablageort für die aktuelle Fassung und verlinken Sie die zur Faktenprüfung verwendete Produktdokumentation mit Versions- und Datumsangaben. Ändert sich eine Aussage, aktualisieren Sie auch die Zusammenfassung und informieren Sie Ihre Ansprechperson darüber, welche Entscheidung betroffen sein könnte. Korrigieren Sie nicht nur den Anhang, während im Haupttext eine zu eindeutige Aussage stehen bleibt.

Die japanische und die englische Fassung müssen denselben Umfang, dieselben Einschränkungen und Preise sowie denselben Stand der offenen Fragen wiedergeben. Unterscheiden Sie in beiden Sprachen zwischen „bei entsprechender Konfiguration verfügbar“, „geplant“ und „noch nicht verifiziert“. Vereinbaren Sie, welche Fassung bei Abweichungen maßgeblich ist, und lassen Sie entscheidungsrelevante Formulierungen von einer geeigneten Person prüfen.

Fragen Sie Ihre Ansprechperson vor dem Versand: „Kann jemand, der nicht an unserem Gespräch teilgenommen hat, verstehen, was entschieden werden soll, welche Belege vorliegen und was noch offen ist?“ Arbeiten Sie die Korrekturen ein. Ein sinnvolles Ergebnis kann auch eine enger gefasste Bewertung oder die Entscheidung sein, zunächst zu pausieren. Ziel ist es, die mit dem nächsten Schritt verbundenen Verpflichtungen und Aufwände verständlich zu machen und an den vorhandenen Belegen auszurichten.

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Ergänzende Referenz bei der Bewertung von KI

NIST AI RMF 1.0 (2023): vorgesehene Nutzung und Kontext (MAP 1.1), Zuständigkeiten (GOVERN 2.1) sowie Bewertung unter einsatznahen Bedingungen (MEASURE 2.3).

Die sieben Punkte dieses Artikels sind ein eigener Strukturvorschlag und kein von NIST vorgeschriebenes Format. Sie belegen weder eine Zertifizierung noch die Einhaltung rechtlicher Anforderungen. Das fiktive Beispiel zeigt keine tatsächlichen Leistungsnachweise eines KI-Werkzeugs.